ทำงานให้ได้งาน…การจัดลำดับความสำคัญของงาน

Posted by

ในชีวิตปัจจุบันนั้น เต็มไปด้วยความเร่งรีบ มีหลายสิ่งหลายอย่างให้ทำมากมาย บางอย่างก็เป็นสิ่งที่เราอยากทำ เรียกว่าใจไปเต็มที่ บางสิ่งเราก็เฉย ๆ แต่บางอย่างเป็นสิ่งที่ไม่อยากทำ แต่จำเป็นต้องทำ จะเห็นได้ว่า เรามีสิ่งที่ต้องทำ ติดตรงที่ระดับความอยากทำไม่เท่ากัน เมื่อเป็นเช่นนี้เราจะทำอย่างไร? 

เป็นไปได้ไหมที่เราจะทำแต่สิ่งที่เราชอบก่อน สิ่งที่ไม่ชอบก็เก็บไว้ทำทีหลัง? เรามักพบว่าถ้าทำอย่างนั้น ท้ายที่สุด สิ่งที่เราไม่ชอบ เราก็ไม่ได้ทำ และก่อให้เกิดผลเสียตามมามากมาย เช่น เราอยากเล่นอินเทอร์เนต อ่านนิตยสาร คุยกับเพื่อน ดูโทรทัศน์ ทั้งที่เราต้องรีดผ้า เพื่อให้มีเสื้อใส่ไปทำงานในวันรุ่งขึ้น กลายเป็นว่า เราไม่มีเสื้อใส่ ต้องรีบ ๆ รีดเสื้อตอนเช้า เลยทำให้ออกจากบ้านช้า ผจญกับรถติด ไปทำงานสาย และถ้าเป็นเช่นนี้บ่อย ๆ สุดท้ายก็ถูกหักเงินเดือน

ทั้งนี้ เพื่อให้ในที่สุดแล้ว เราสามารถทำงานทุกอย่างได้ทันเวลาตามกำหนด สิ่งที่คนส่วนใหญ่มักจะทำกันก็คือ ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ หรือ to-do list ซึ่งก็คือ การจดให้ครบถ้วนเลยว่ามีอะไรบ้างที่เราต้องทำ ไม่ว่าจะอยากทำหรือไม่อยากทำ พร้อมทั้งกำหนดวันที่ต้องทำงานนั้นเสร็จด้วย โดยเฉพาะงานที่เราอาจจะลืมได้หากเราไม่เขียนไว้ เพื่อเป็นเครื่องเตือนความจำว่าเรายังมีอะไรที่ต้องทำอีกบ้าง และเมื่อทำรายการหนึ่ง ๆ เสร็จสิ้น ก็ทำสัญลักษณ์ไว้ว่างานนั้นเสร็จสิ้นแล้ว จากนั้นจึงทำงานชิ้นอื่นในรายการต่อไป

ในการที่เราจะจัดลำดับความสำคัญได้ เราต้องรู้สิ่งที่เราจะต้องทำทั้งหมดก่อน หลายคนจึงแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ หรือ to-do list พร้อมวันเวลาที่ควรเสร็จสิ้น โดยไม่ต้องคำนึงถึงเรื่องใดๆ แค่เขียนลงมาให้หมดทั้งงานที่เป็นกิจวัตรและสิ่งอื่นๆ ที่ต้องทำ หากมีงานที่เป็นโครงการใหญ่ ประกอบไปด้วยหลายงานย่อย ก็ควรเขียนประเภทของงานย่อยที่ต้องทำ งานนั้นจะได้ไม่หลุด หายและเราสามารถประเมินการจัดสรรเวลาตามปริมาณงานหรือสิ่งที่ต้องทำที่ใกล้เคียงความเป็นจริงได้มากขึ้น

จากนั้น เราจึงพิจารณาถึงระดับความสำคัญของงาน โดยดูจากผลกระทบที่เกิดขึ้นหากวันนี้เราทำงานดังกล่าวไม่เสร็จทันเวลา สิ่งที่เราไม่สามารถทำให้เสร็จภายในวันนั้นได้ แล้วส่งผลกระทบร้ายแรงต่อเราหรือคนอื่น ถือว่าเป็นงานที่สำคัญที่สุด งานที่ส่งผลกระทบปานกลาง จะสำคัญรองลงมา เป็นเช่นนี้ไปอย่างต่อเนื่อง

ต่อมา เราจำเป็นต้องคำนึงถึง คือ วันเวลาที่ควรเสร็จสิ้น เนื่องจากมันจะทำให้เรารู้ถึงความเร่งด่วนของงาน หากเป็นงานด่วนและสำคัญ เราควรจะรีบทำก่อน แต่ถ้าหากเป็นงานด่วน แต่ไม่สำคัญ เราอาจขอให้คนอื่นช่วยทำแทนได้ หากเป็นงานสำคัญแต่ไม่ด่วน เราก็ควรเก็บไว้ทำในวันรุ่งขึ้น แต่ถ้าหากเป็นงานไม่ด่วน และไม่สำคัญ เราจะให้คนอื่นทำ หรือเก็บไว้ทำเองในเวลาที่ว่างกว่านี้ก็สามารถทำได้

อีกสิ่งหนึ่งที่อาจพิจารณาคือ ความยากง่ายของงาน งานที่ยาก ที่ต้องใช้สมาธิ หรือความคิดค่อนข้างมาก อาจจำเป็นต้องทำในตอนเช้าหรือตอนที่สมองปลอดโปร่ง ในขณะที่งานง่าย หรืองานที่สำเร็จได้ไวนั้น เราสามารถทำในจังหวะที่เรารออะไรบางอย่างได้ เช่น ในระหว่างที่เรารอทำธุรกรรมทางการเงิน เราอาจเช็คอีเมล์ คิดเมนูอาหารที่จะรับประทาน หรือเขียนรายการที่จะต้องซื้อที่ซุปเปอร์มาเก็ต เป็นต้น

ดังจะเห็นได้ว่า ในการจัดลำดับความสำคัญนั้น เราเริ่มจากการทำรายการสิ่งที่เราจำเป็นต้องทำทั้งหมด แล้วเลือกทำในสิ่งที่เร่งด่วนและสำคัญก่อน เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดผลกระทบที่รุนแรงตามมาหากเราทำไม่เสร็จตามเวลา ความยากง่ายของงานก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ช่วยกำหนดเวลาที่ควรทำงานนั้น ๆ ได้ คือ งานที่ทำเสร็จได้เร็ว สามารถทำในขณะที่เรารอหรือเดินทางได้

นอกจากนี้ หากงานทุกอย่างที่มีอยู่ล้วนเป็นสิ่งที่สำคัญทั้งสิ้น เราจำเป็นต้องกำหนดเส้นตายที่จะต้องทำงานชิ้นหนึ่ง ๆ ให้เสร็จตามความเป็นจริง และตั้งเป้าหมายของงานที่เป็นไปได้ การตั้งเป้าหมายของชิ้นงานที่สูงเกินไป นอกจากจะทำให้เราท้อแล้ว อาจทำให้เราใช้เวลานานกว่าที่ตั้งไว้ได้ ดังนั้น การตั้งเป้าหมายของงาน กำหนดระยะเวลาที่เหมาะสม และกำกับตัวเองให้ได้ตามนั้น จะช่วยป้องกันไม่ให้เราใช้เวลาหมดไปกับการทำงานใดงานหนึ่งมากเกินไป จนไม่สามารถทำงานอื่นได้เสร็จตามกำหนด

อย่างไรก็ดี ในบางครั้งเราอาจเจองานที่เร่งด่วน จำเป็นต้องทำในวันนั้นหลาย ๆ งาน มิเช่นนั้นแล้วจะส่งผล กระทบรุนแรงไม่ต่างกัน ในกรณีเช่นนี้ สิ่งที่เราสามารถทำได้คือ เราอาจต้องเลือกทำในสิ่งที่เอื้อประโยชน์กับคนอื่นก่อน เช่น ทำข้อมูลให้คนอื่นนำไปใช้ต่อได้ ส่งเอกสารให้ลูกค้า เพื่อที่เขาจะส่งให้เจ้านายพิจารณาต่อได้ เป็นต้น

ที่สำคัญ เราควรจะยืดหยุ่นพอที่จะปรับเปลี่ยนแผนหรือลำดับการทำงาน เนื่องจากในระหว่างที่ทำงาน อาจมีสิ่งที่ไม่คาดหวังเกิดขึ้นได้เสมอ เราจึงจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น แต่สิ่งสำคัญคือ เราจะต้องทำงานที่กำลังทำอยู่นั้นให้เสร็จสิ้นก่อน ก่อนที่จะปรับลำดับความสำคัญ หรือเริ่มทำงานใหม่ เพื่อให้งานที่ทำอยู่เสร็จเป็นชิ้น ๆ ไป ไม่ต้องมากังวลว่างานเก่ายังไม่เสร็จ งานใหม่ก็มาแล้ว ดังนั้น หากเป็นงานเร่งที่สำคัญพอ ๆ กัน เราทำเพื่อคนอื่นก่อน และกำหนดเวลาการทำงานแต่ละชิ้นให้เหมาะสมกับที่ทำได้จริง และทำตามนั้น แต่หากจำเป็นต้องมีการปรับแผน ก็เป็นสิ่งควรทำ

กล่าวโดยสรุป  ในการจัดลำดับความสำคัญ เราจำเป็นต้องรู้สิ่งที่เราจะทำทั้งหมด รู้ว่างานใดสำคัญขนาดไหน รู้ความยากง่ายของงาน รู้ว่าเมื่อไรที่งานนั้นควรเสร็จสิ้น แต่ถ้าหากเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนพอ ๆ กัน ควรเลือกทำในสิ่งที่เอื้อประโยชน์ให้ส่วนรวมหรืองานอื่น ๆ ก่อน และกำหนดเวลาที่เหมาะสมในการทำงานหนึ่ง ๆ ให้เสร็จ และกำกับตัวเองให้ทำได้ตามนั้น รวมถึงการปรับเปลี่ยนไปตามเงื่อนไขที่เกิดขึ้นใหม่เพื่อให้การทำงานทุกอย่างนั้นเสร็จสิ้นอย่างดี

นอกจากนี้ ยังมีอีกเทคนิคหนึ่งที่อาจช่วยให้เราตัดสินใจเลือกทำสิ่งต่าง ๆ ในรายการได้ คือ การจัดหมวดประเภทให้กับรายการที่ต้องทำ เช่น เราแบ่งกระดาษออกเป็น 3 ช่อง

ช่องที่ 1 อาจเป็นงานตามหน้าที่การงาน ที่เราต้องรับผิดชอบ เช่น การทำรายงานส่ง การติดต่อลูกค้า เป็นต้น

ช่องที่ 2 อาจเป็นงานบ้านที่เราต้องดูแล เช่น กวาดถูบ้าน ซื้อของใช้เข้าบ้าน เป็นต้น

ช่องที่ 3 อาจเป็นงานทางสังคม เช่น การอัพเดทเรื่องราวกับเพื่อน เป็นต้น

โดยการแบ่งเป็นช่อง ๆ แบบนี้ ก็เพื่อให้เราตัดสินใจง่ายขึ้น ว่ารายการใดในลิสต์ที่สามารถรอได้ หรือเก็บไว้ทำวันหลังได้

เทคนิคต่อมาที่อาจนำไปใช้ได้ คือ เวลาเราพิจารณาสิ่งที่ต้องทำแล้วมีสิ่งที่เราไม่ชอบ หรืองานนั้นค่อนข้างท้าทาย ให้เราเลือกทำงานเหล่านี้ก่อน เมื่อทำงานที่ท้าทายและงานที่เราไม่ชอบเสร็จสิ้น เราก็จะได้ทำสิ่งที่เราชอบ สิ่งที่ทำแล้วเรามีความสุข เปรียบเสมือนการให้สิ่งที่เราชอบทำเป็นรางวัลเมื่อเราสามารถทำงานที่ไม่ชอบได้สำเร็จ ก็จะเป็นการจูงใจในการทำงานได้อย่างดีทางหนึ่ง

อีกเทคนิคที่สำคัญ คือ การทำงานให้เสร็จทีละชิ้น ไม่ทำอะไรหลายอย่างในเวลาเดียวกัน เพราะการทำทีละงานจะทำให้ผลงานที่ได้มีประสิทธิภาพกว่า เนื่องจากในระหว่างที่เราทำงานใดงานหนึ่งนั้น เราสามารถมุ่งความสนใจ สมาธิ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้นได้อย่างเต็มที่ ไม่ต้องคิดเผื่อ หรือคอยกังวลกับเรื่องอื่นจนเสียสมาธิหรือละเลยบางรายละเอียดไป

สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือ รายการสิ่งที่ต้องทำกับนาฬิกานั้นก็ควรอยู่ในที่ที่มองเห็นได้ง่าย เพื่อให้เราสังเกตได้ตลอดว่าเราเหลืออะไรให้ทำอีกบ้าง และเรามีเวลาอีกเท่าไร ในบางครั้ง หากมีใครมาชวนให้เราทำอะไรที่ไม่ได้จำเป็นมากนัก เช่น ชวนให้ไปซื้อของเป็นเพื่อน เราก็ต้องรู้จักปฏิเสธบ้าง เพื่อให้งานของเราทำเสร็จลุล่วงทันเวลา และในบางครั้ง เราอาจจำเป็นต้องให้บางรายการที่ต้องทำนั้น เป็นรายการของวันพรุ่งนี้ หากสิ่งนั้นยังรอได้ หากไม่ทำวันนี้จะไม่ส่งผลกระทบใด ๆ แต่เมื่อวันพรุ่งนี้มาถึง ก็พึงต้องทำ ไม่ใช่ผัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อย ๆ จนถึงวันสุดท้ายในการส่งจะกลายเป็นว่าเราไม่สามารถทำงานได้ทัน ทั้งที่เราสามารถทำได้

นอกจากนี้ อย่าลืมหาเวลาพักให้ตัวเองบ้าง เมื่อเวลาทำงานหนัก ใช้ทรัพยากรในตัวเรามาก ๆ สมองเรา ร่างกายเราก็ล้าได้ ซึ่งการทำงานในช่วงที่ล้านั้น โอกาสที่งานจะไม่ค่อยมีคุณภาพ ใช้เวลามาก และอาจต้องกลับมาแก้ จนกลายเป็นว่าเราต้องใช้เวลาไปกับงานนั้นถึง 2 เท่า ก็เป็นได้

ในการจัดลำดับความสำคัญกับทุกสิ่งที่เราต้องทำในชีวิต หากทำได้นั้น การบริหารจัดการเวลาที่มีอยู่ 24 ชั่วโมงนี้จะได้เป็นไปอย่างคุ้มค่า ได้ทำในสิ่งที่อยากทำ โดยไม่รบกวนงานที่จำเป็นต้องทำอีกด้วย

รายการอ้างอิง

ภาพประกอบจาก : http://www.freepik.com

**********************************************

บทความจากสารคดีทางวิทยุรายการจิตวิทยาเพื่อคุณ – วิทยุจุฬาฯ FM 101.5 MHz

โดย อาจารย์ณัฏฐารีย์ ศิริวิวัฒน์

คณะจิตวิทยา จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

**********************************************

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s